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参会指南


确定会议 → 办理旅行证件 → 会议预注册(申请邀请函) → 办理出境手续 → 预订机票酒店 → 出境参会

 

出境参会请至少提前3个月做参会手续准备及办理!
参加线上会议直接注册缴纳会议费即可!

 

★ 确定想要参加的会议

  • 不投稿是可以参会的;
  • 如需投稿,需至少提前半年关注会议信息,有些会议投稿需要会员资格;

★ 办理旅行证件(提前3个月):

  • 普通人员出境一般仅需因私普通护照即可,无护照的可在户籍所在地公安部门办理。
  • 要求使用公务护照的人士,需要由单位向外事部门/相关部门申请办理或取回护照。
  • 会议举办地在中国台湾的,申请办理往来台湾通行证和签注;会议举办地在中国香港、中国澳门的,申请办理往来港澳通行证及签注;

★ 申请邀请函:

  • 绝大部分会议的邀请函一般需要注册缴纳会议费后官方才会提供;
  • 国际会议的邀请函的主要作用是办理商务签证使用,切记不可伪造邀请函,负责签发签证的使(领)馆会向会议邀请函发出单位进行核实,造假会产生很严重的后果。

★ 会议预注册:

  • 参会需要注册缴纳会议费(注册费),方可入场或线上参加;
  • 参会需要提前注册,国际会议一般分二至三个阶段注册,越早注册越便宜;
  • 会议预注册有两种方法,一是自行注册,直接支付外币(需要VISA或Mastercard之类的能支付外币的信用卡);二是委托我们代注册;
  • 若自行注册遇到问题,请勿向不熟悉的第三方寻求帮助,以免信用卡被盗刷或注册错误,给您造成损失,正确的方法是直接通过会议方提供的邮件/电话进行咨询;

★ 申请办理签证/出境手续(提前3个月):

  • 会议举办地在中国以外的国家/地区召开,需向会议举办地所在国家/地区申请办理签证或其它出境手续;
  • 赴境外参会,一般办理商务签证;赴中国港澳台需办理通行证及签注手续;
  • 使用公务护照的,需外事部门或相关部门批准,审批时间较长,要至少提前3个月准备。

★ 安排行程,预订会议酒店/机票:

  • 签证或相关出境手续办下来后,开始预订机票/酒店,酒店也可以在办理签证前预订,选择能够在一定日期前免费取消预订的酒店进行预订;
  • 境外不同国内,为保证安全,尽量选择入住大牌连锁酒店。

★ 出行准备:

  • 所有手续准备好后,开始出行前准备;
  • 护照个人信息页及签证页复印备用;
  • 银行换取少量现金外汇备用;
  • 备好一张VISA或万事达之类的信用卡;
  • 了解会议所在地的交通、天气、语言、风俗、景点、货币等信息;
  • 根据会议所在地天气预报备好衣物,准备好充电宝、电源转换器等用品,开通手机境外漫游;
  • 了解国际航班允许携带的物品;
  • 如要在境外机场转机,提前了解转机机场的交通、转机手续办理等信息;
  • 查找/记录中国驻外(会议召开地所在国)使领馆的电话。

★ 在境外参会:

  • 在境外期间,安全第一;
  • 带好参会注册手续前往会场;
  • 尽量不夜间外出,不去人少的地方;如出行尽量乘坐公共汽车;
  • 不与陌生人“走”的过近,不管是哪国人;
  • 护照等旅行证件原件与复印件分开保管;
  • 有事需要帮助请与中国驻外使领管联系。

★ 参加一个会议需要多少费用:

  • 不同的会议,花费是不一样的,每个会议注册费(会议费)不同,办理时间/酒店标准等等,都会影响费用支出;
  • 赴境外参加国际会议,要早准备,早注册,早办理相关手续。

★ 参会服务电话:400-089-1003


 
 
   
   
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